Modules

Voorbereiden

Voorbereiden is het halve werk. De import tool ondersteund enkel .csv bestandstypen als je een import wilt doen middels een bestand. Als je bijvoorbeeld een Exel bestand hebt met je klantdata, dan moet je deze eerst opslaan als .csv bestand. Heb je jouw klantdata niet lokaal opgeslagen, maar beheer je ze wel in een ander software systeem? Kijk dan of dat systeem de mogelijkheid biedt om de data te exporteren. Als dat zo is, kan je vaak een export doen waarbij het bestand wordt gedownload als .csv bestand. Als je een export kan uitvoeren, maar je krijgt hem als Exel bestand, sla deze eerst weer op als .csv. Heb je deze voorgaande mogelijkheden niet? Neem dan contact op met de systeembeheerder of neem contact op met de klantenservice van het systeem. Zij kunnen je wellicht verder helpen of een export aanleveren.

Import tool voor klanten en contacten

1. Ga naar Relaties in het menu en klik op Klanten.

2. Klik rechtsboven op 

. 

3. Klik nu op Importeren klanten & contacten.

Uploaden

Je komt nu terecht in de import tool voor klanten en contacten zoals onderstaand afgebeeld.

4. Klik op het upload venster en selecteer je .csv bestand. Als je een lokale map open hebt staan, kan je het bestand ook in het venster slepen.

5. Als je wilt dat de import tool de structuur van het bestand automatisch herkent, laat Auto detect structure dan aangevinkt. Als je dit uitvinkt, zal de tool de structuur niet herkennen, en moet je in de velden die eronder verschijnen aangeven, hoe de onderdelen in je bestand worden gescheiden. Dit kan bijvoorbeeld doordat het een komma-gescheiden bestand is. Selecteer in dat geval deze methode.

6. Als de bovenste regels van je bestand geen data bavatten maar Kolom-titels, vink dan het selectievakje Bestand heeft hoofdregels aan. Heeft je bestand dit niet? Vink deze dan uit. Met kolom-titels bedoelen we dat je in de bovenste regel aanduidt, welke soort data er wordt weergegeven. Bijvoorbeeld: Bedrijfsnaam. Onder die titel staan dan alle bedrijfsnamen van je klanten.

7. Klik op Volgende stap.

Standaard instellingen

8. Stel alle standaard instellingen in, waarvan je wilt dat deze worden toegepast nadat je klanten en contacten zijn geimporteerd.

Definiëren

Je gaat nu jouw kolommen van je bestand definiëren. Met andere woorden: je gaat de import tool duidelijk maken, welke data van jouw bestand, wat je hebt geupload, waar in KWIKQY moet worden geplaatst. Kortom: het moet dus duidelijk zijn dat de de adressen van je klanten in de adresvelden moeten worden geplaatst en niet in de velden voor bedrijfsnamen. Dat zou een beetje slordig zijn.

9. Deze stap moet je uitvoeren voor je klanten en voor je contacten. Boven op de pagina vindt je de velden voor klanten, als je naar beneden scrollt zie je de velden voor contacten.

10. Bij de linker velden, dus links van de pijl, selecteer je een kolom uit jouw bestand. Rechts van de pijl, selecteer je waar de import tool die data moet plaatsen. Als je alles hebt gedefinieerd, klik je op Volgende stap.

Verificatie

Je ziet nu een overzicht van alle klanten en contacten waarbij fouten zijn geconstateerd. Dat kan komen door een fout in je bestand. Als een klantnnummer bijvoorbeeld enkel uit cijfers mag bestaan, en er staat een letter tussen, dan pikt de import tool deze eruit als een fout. In het overzicht kan je de fouten op regelniveau corrigeren en alsnog laten importeren. Je kan de fouten ook nergeren. In dat geval worden deze niet geïmporteerd.

11. Klik op Volgende stap om verder te gaan.

Samenvatting

In dit overzicht zie je het aantal succesvol geïmporteerde klanten en contacten. 

12. Klik op Volgende stap om verder te gaan.

Bedrijven

13. Wijs eventueel en indien gewenst klanten toe aan moederbedrijven.

14. Klik op Volgende stap om naar het laatste onderdeel te gaan.

Resultaat

Gefelicteerd! Je hebt jezelf zojuist een hoop werk bespaard. Je klanten en contacten zijn succesvol geïmporteerd. Je kan de import tool nu verlaten door op Ga naar klanten te klikken. Wil je nog meer klanten en contacten importeren? Start de import tool dan opnieuw.